Как спланировать маркетинговые материалы на весь год
Годовое руководство для компаний, которым нужны более согласованные кампании, понятные расходы и меньше срочных задач
Многие компании заказывают маркетинговые материалы только при возникновении срочной потребности: поздно объявленной выставки, внутреннего мероприятия, сезонной акции или встречи с важным клиентом. Результат предсказуем — короткие сроки, ограниченный выбор и материалы, которые не сочетаются друг с другом.
Годовое планирование не означает, что нужно заранее знать каждую кампанию до последней детали. Оно помогает определить предсказуемые события, заложить бюджет, подготовить шаблоны и заблаговременно выявить продукцию с долгим сроком поставки.
В этом руководстве представлен простой процесс создания календаря материалов с учетом задач вашей компании и рынка Молдовы.
Почему стоит планировать на 12 месяцев
Годовой обзор помогает увидеть пересечения. Можно ли использовать одну брошюру на двух выставках? Можно ли заказать текстиль для новых сотрудников вместе с изделиями для мероприятия? Нужно ли обновить цены до повторной печати большого тиража?
План сокращает не только срочные заказы, но и лишние расходы. Вместо закупки большого количества «на всякий случай» можно разделить материалы на постоянные, сезонные и персонализированные для конкретного события.
Кроме того, маркетинг становится более целостным. Онлайн-кампании, полиграфия, текстиль и оформление мероприятий могут использовать одну визуальную идею и одно сообщение.
Шаг 1 — Проведите инвентаризацию имеющихся материалов
Начните со списка всего, что использовалось за последние 12 месяцев. Включите очевидные позиции — визитки, листовки, брошюры, roll-up, — но не забудьте о мелких расходниках, униформе, бейджах, дипломах, подарках и упаковке.
Для каждой позиции укажите:
- заказанное и оставшееся количество;
- стоимость и поставщика;
- реальный срок производства;
- кто использует материал;
- актуальна ли информация;
- какие отзывы поступили от команды или клиентов.
Такой анализ покажет, что следует повторить, что улучшить и какие материалы не принесли достаточно пользы для нового заказа.
Шаг 2 — Отметьте фиксированные события года
Добавьте в календарь все известные даты: выставки, конференции, запуски, годовщину компании, периоды найма, сезонные кампании, праздники, соревнования, обучение и встречи с партнерами.
Указывайте не только день события. Добавьте внутренний срок подготовки концепции, утверждения дизайна и крайний срок заказа. Если мероприятие назначено на 15 мая, материалы нужно не «планировать в мае», а завершить за несколько недель до него.
Для еще не подтвержденных дат зарезервируйте вероятный период и ориентировочный бюджет. План можно корректировать каждый квартал.
Шаг 3 — Сгруппируйте материалы по назначению
Постоянные материалы
Сюда входят визитки, папки, фирменные бланки, печати, базовая униформа, навигация и общие брошюры. Их нужно регулярно проверять, особенно при изменении контактов, команды или перечня услуг.
Сезонные материалы
Календари, открытки, праздничные подарки, летние предложения и материалы к началу учебного года имеют четкие временные рамки. Концепцию и производство следует запускать до начала самого загруженного периода на рынке.
Материалы для мероприятий
Roll-up, баннеры, бейджи, текстиль, папки и промопродукция зависят от формата события. Некоторые из них можно использовать повторно, если на них нет даты или временного сообщения.
Материалы для кампаний и продаж
Листовки, каталоги, образцы, ваучеры и посылки для клиентов должны быть связаны с измеримой целью: записью, запросом предложения, визитом, рекомендацией или продажей.
Шаг 4 — Составьте квартальный календарь
I квартал — организация и обновление
Проверьте контакты, цены, услуги и запасы. Обновите шаблоны, закажите постоянные материалы и спланируйте весенние события. Это подходящее время, чтобы согласовать с командой фирменный стиль и процесс утверждения.
II квартал — события и видимость
Для многих компаний весна и начало лета — сезон выставок, активаций и мероприятий на открытом воздухе. Заранее подготовьте баннеры, стенды, текстиль, промопродукцию и материалы для продаж. Проверьте, что можно использовать повторно с прошлого года.
III квартал — корректировка и подготовка к осени
Проанализируйте результаты первого полугодия, пополните основные запасы и подготовьте осенние кампании. Если компания дарит подарки в конце года, выбор и оценку количества нужно начинать сейчас, а не в декабре.
IV квартал — подарки, календари и следующий бюджет
Завершите списки получателей, персонализацию, упаковку и доставку. Одновременно соберите данные о годовом расходе и результатах кампаний, чтобы бюджет следующего года опирался на факты, а не предположения.
Шаг 5 — Определите бюджет и резерв
Разделите бюджет на три части: операционные материалы, запланированные кампании и резерв. Операционная часть покрывает продукцию постоянного использования. Бюджет кампаний связан с календарем. Резерв нужен для неожиданной возможности или дополнительного тиража.
Сравнивайте не только цену за единицу. Учитывайте дизайн, пробные образцы, транспорт, хранение и риск устаревания информации. Иногда меньший тираж, который можно обновить, выгоднее большого количества по низкой цене за единицу.
Храните разумный физический запас критически важных позиций: нейтральных бейджей, папок, униформы ходовых размеров или недатированных презентационных материалов.
Шаг 6 — Создайте процесс утверждения
Определите, кто пишет текст, кто проверяет данные, кто утверждает дизайн и кто подтверждает заказ. Используйте одну финальную версию файла и установите четкий срок для обратной связи.
Перед производством обязательно проверьте:
- номера телефонов, адреса и ссылки;
- написание имен и должностей;
- количество и размеры текстиля;
- размеры и обработку материалов;
- цвета и версию логотипа;
- срок и адрес доставки.
Для новых материалов и крупных заказов утвердите образец или пробу. Несколько часов проверки могут предотвратить повторное производство всего заказа.
Достаточно простой таблицы
Годовой план можно вести в таблице со следующими столбцами: проект, дата использования, материал, количество, ответственный, срок текста, срок дизайна, дата заказа, бюджет, статус и результат.
Используйте разные отметки для постоянных и сезонных материалов, а также позиций, зависящих от подтверждения события. Пересматривайте таблицу ежемесячно и проводите расширенный анализ в начале каждого квартала.
Важно, чтобы план был доступен маркетингу, продажам, HR и административной команде. Многие срочные заказы возникают не потому, что событие было неожиданным, а потому, что информация оставалась внутри одного отдела.
Частые ошибки, которых стоит избегать
Заказывать весь годовой объем одновременно. Годовое планирование не означает производство всего в январе. Информация и потребности могут измениться.
Не проверять имеющиеся запасы. Забытые на складе материалы приводят к повторным заказам и потере бюджета.
Начинать с продукта, а не с цели. Промопредмет выбирают под аудиторию и контекст, а не просто потому, что он интересно выглядит в каталоге.
Не оставлять времени на утверждение. Внутренняя обратная связь может занять больше времени, чем производство. Учитывайте ее в календаре.
Не измерять результаты. Записывайте, какие материалы использовали, что осталось и что помогло достичь цели кампании.
Хороший годовой план дает структуру, не лишая гибкости. Вы знаете, какие события впереди, какой бюджет доступен и что нужно заказать заранее, но можете корректировать количество и сообщения по мере появления новой информации.
В 365.md в Кишиневе можно централизовать производство визиток, брошюр, листовок, календарей, промоподарков, баннеров, roll-up, брендированного текстиля и других материалов на весь год. Наша команда поможет подобрать форматы, количество и подходящие сроки.
Свяжитесь с нами по телефону 022 000 365 или посетите наш шоурум по адресу: ул. Тигина, 49/3, Кишинев. Понедельник–пятница, 9:00–17:30.
365.md — типография, рекламная продукция, брендированный текстиль и комплексные решения для печати для компаний Молдовы.